Als zzp’er is het belangrijk om facturen correct op te stellen. Niet alleen voor je eigen administratie, maar ook om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. In 2025 zijn er nog steeds vaste factuurvereisten waaraan je moet voldoen. In deze blog geef ik je een complete checklist, zodat je zeker weet dat je facturen kloppen en je zonder zorgen kunt ondernemen. Deze factuurvereisten zijn essentieel voor een correcte boekhouding en belastingaangifte.
Waarom een correcte factuur belangrijk is
Een factuur is niet zomaar een betaalverzoek; het is een officieel document dat de basis vormt voor je boekhouding en belastingaangiftes. Als je factuur niet voldoet aan de eisen, kan de Belastingdienst de btw-aftrek weigeren of zelfs boetes opleggen. Zorg er dus voor dat elke factuur de juiste gegevens bevat. Een correcte factuur voorkomt problemen bij je btw-aangifte en zorgt voor een professionele uitstraling richting klanten.
Checklist factuurvereisten 2025
Hieronder vind je de verplichte onderdelen die op elke factuur moeten staan:
✅ Jouw bedrijfsgegevens: Je volledige bedrijfsnaam en adres zoals geregistreerd bij de KvK.
✅ De bedrijfsgegevens van je klant: Naam en adresgegevens van de ontvanger van de factuur.
✅ Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend genummerd (bijvoorbeeld 2025-001, 2025-002, enz.).
✅ Factuurdatum: De datum waarop je de factuur verstuurt.
✅ Beschrijving van de geleverde goederen of diensten: Een duidelijke omschrijving, inclusief aantallen en tarieven.
✅ Leveringsdatum: De datum waarop de dienst of het product is geleverd, als dit verschilt van de factuurdatum.
✅ Het totaalbedrag: Het te betalen bedrag exclusief en inclusief btw.
✅ Btw-tarief en btw-bedrag: Vermeld het toegepaste btw-percentage (0%, 9% of 21%) en het berekende bedrag.
✅ Betaalgegevens: Je IBAN, de betaaltermijn en eventueel een vermelding van ‘betaling binnen X dagen’.
Veelgemaakte fouten in facturen
Ik zie vaak dat zzp’ers kleine fouten maken bij hun facturen. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:
❌ Geen opeenvolgende factuurnummers: De Belastingdienst vereist een logische nummering zonder gaten.
❌ Onjuiste btw-weergave: Controleer altijd of je het juiste btw-tarief hebt toegepast.
❌ Onvolledige klantgegevens: Voor zakelijke klanten is een volledig adres verplicht.
❌ Geen duidelijke omschrijving: Vaagheden zoals ‘diensten geleverd’ worden afgeraden. Wees zo specifiek mogelijk.
Ik had laatst ook een klant die van een ondernemer een factuur had ontvangen met alleen een naam en adres daarop. Verder stond er niets op. Dat voldoet natuurlijk niet aan de factuurvereisten. Er ontbraken essentiële gegevens zoals het btw-nummer en het KvK-nummer. Ik heb haar daarop gewezen en ze heeft het bij de ondernemer neergelegd. Die gaf echter aan dat het volgens haar accountant in orde was. Ik kan me niet voorstellen dat een accountant zegt dat een factuur met alleen een naam en adres klopt. Uiteindelijk koos mijn klant ervoor om het zo te laten. Ik heb nog aangeboden om de ondernemer in kwestie een mail te sturen, maar dat hoefde niet. Helaas kon ik als boekhouder daarna niet veel meer doen dan haar hierop wijzen.
Handige tips voor een efficiënte facturatie
✔ Gebruik een boekhoudprogramma zoals Moneybird of MoneyMonk om foutloze facturen te maken.
✔ Verstuur facturen direct na levering om sneller betaald te worden.
✔ Bied meerdere betaalopties aan, zoals iDEAL of automatische incasso, om betalingsgemak te vergroten.
✔ Controleer altijd je factuur voordat je deze verstuurt om fouten te voorkomen.
✔ Zorg voor een overzichtelijke administratie, zodat je altijd inzicht hebt in je inkomsten en uitgaven.
Bij EZARA Administratie bied ik praktische hulp en advies om jouw facturatie vlekkeloos te laten verlopen. Of je nu worstelt met btw-aangiftes, administratie of het opstellen van professionele facturen, ik help je graag verder. Neem contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.
Ik hoop dat deze checklist je helpt bij het opstellen van foutloze facturen. Door correct te factureren voorkom je problemen met de Belastingdienst en houd je je administratie overzichtelijk. Heb je vragen of loop je tegen iets aan? Laat het me weten! Dit artikel over factuurvereisten voor 2025 helpt je om je facturatie op orde te houden en professioneel te werken.
Liefs,
EZARA Administratie
Reactie plaatsen
Reacties